Зберігання справ в архіві суду

Одним із найважливіших завдань архівної справи є забезпечення збереженості архівних документів. Зберігання судових справ та документів, ведення обліку та їхня систематизація є важливою частиною роботи адміністративного суду.

Справи структурних підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи структурних підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу.

Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами, справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками, справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому, судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10-50 справ.

На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

Справа може бути видана з архіву за потреби для тимчасового користування. Дозвіл на видання судових справ з архіву дає голова суду, а у разі його відсутності виконуючий обов’язки голови суду за наказом, або заступник голови суду.

Перевірка наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві суду в плановому порядку не рідше, ніж один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання. Перевіряння наявності та стану справ тривалого зберігання та з особового складу здійснюється не рідше, ніж раз у 10 років. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться: після переміщення справ в інше сховище; після ліквідації наслідків стихійного лиха; якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів); під час реорганізації або ліквідації суду. Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архіву суду для користування.