Порядок ведення трудових книжок працівників

Чинним законодавством передбачено, що основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичних осіб.  На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Порядок ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, облік,  регулюються Кодексом законів про працю України, постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року №301 «Про трудові книжки працівників», Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58, зареєстровиним в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за №110.

Заповнення трудової книжки вперше власником або уповноваженим ним органом проводиться не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу.

Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. №301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.

Трудові книжки зберігаються на підприємстві, установі, організації як документи суворої звітності.

На кожному підприємстві, в установі, організації ведеться книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, яка має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

До трудової книжки вносяться такі відомості як:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження  і  заохочення:  про  нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх  у  роботі  та  інші  заохочення   відповідно   до   чинного законодавства України.

Усі записи у трудовій книжці виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними), акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів. Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Слід зауважити, при прийомі на роботу працівника, який раніше був військовослужбовцем, відповідно до підпункту а) пункту 2.19. Інструкції №58, до трудової книжки за місцем роботи вносяться окремим рядком відомості про час служби у складі  Збройних Сил України та інших військах  де  на  тих,  які  проходять  службу,   не   поширюється законодавство про  працю  і  державне  соціальне  страхування, із зазначенням дати  призову  (зарахування)  і  дати  звільнення із служби. Для внесення цих відомостей є військовий квиток. Зазначені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

У разі звільнення працівника, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок (ст. 47 Кодексу законів про працю України).

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із повідомленням про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції).

За інформацією

наданою відділом державної служби

та управління персоналом